L’une des distinctions les plus importantes que je veux que vous compreniez sur la gestion du temps est que c’est… impossible. Peu importe qui vous êtes, où vous êtes dans le monde, nous avons tous la même quantité de temps dans une journée. Nous avons 24 heures. Pas une seconde de plus. Nous ne disposons d’aucun contrôle sur le temps.
Les secondes continuent de défiler que nous soyons actifs, ou inactifs. Que nous soyons productifs, ou non. Dans ce sens, nous sommes tous égaux.
Comment se fait-il que certaines personnes semblent réaliser beaucoup plus et avec tant de facilité ? Eh bien, tout simplement parce qu’ils comprennent que la vraie question n’est pas liée à la gestion du temps, mais à la gestion de soi.
Il est beaucoup plus puissant de penser de cette façon. Nous sommes impuissants face au temps, mais nous avons tous la capacité de prendre la responsabilité des actions que nous faisons.
Etes-vous productif ou êtes-vous occupé ?
Nous avons tendance à croire que la seule façon d’avoir plus de temps est d’accélérer. Soyons honnêtes, si nous voyons un collègue marcher dans le couloir téléphone à l’oreille avec une pile de dossiers sous le bras marchant d’un pas rapide, notre perception est qu’il est très occupé.
Malheureusement, accélérer peut nous ralentir, comme toute personne qui s’est précipitée hors de la maison pour se rendre compte bien plus tard que leurs clés, leur portefeuille ou d’importants papiers sont resté sur la table du salon ou de la cuisine.
Non seulement notre efficacité est réduite. La qualité de l’expérience elle même est dégradée. C’est comme manger un repas gastronomique sans se souvenir du moindre goût. Lire un livre sans se rappeler un seul mot… La seule façon de faire plus est d’en fait de faire moins.
Faire correctement quelque chose de peu important ne la rendra pas importante. Prendre beaucoup de temps pour faire quelque chose ne la rend pas plus importante.
La planification est la clé
Pour mieux gérer les temps et augmenter votre productivité, commencez votre journée par la planification.
Quelles sont les choses les plus critiques à accomplir aujourd’hui ? Vous ne devriez jamais avoir plus de 2-3 choses importantes à accomplir dans une journée. Et ces actions devraient être les activités qui vous rapprochent vraiment de vos objectifs. Essayez de faire ces choses en premier dans la journée, lorsque vous avez le plus d’énergie et avant les interruptions inévitables.
Si vous pouviez travailler seulement 2 heures par jour, que feriez-vous ? Avez-vous déjà remarqué que lorsque vous êtes sur une date limite, vous parvenez à le faire d’une manière où vous êtes intensément concentré ? Vous ne tolérez plus les interruptions, vous n’allez plus sur Facebook… Apportez ce sens de l’urgence dans votre routine quotidienne.
Oubliez le multitâche
Une fois que vous avez défini vos priorités pour la journée, il est temps de se retrousser les manches. Cependant, le multi-tâches peut ne pas être la meilleure façon de faire avancer les choses.
Prenons l’exemple de l’impression de carte de visite. Que l’imprimante créé un lot de 1000 cartes de visite ou 100, le temps consacré à la mise en route est le même. Voilà pourquoi les imprimeurs peuvent offrir des rabais sur les commandes de grand volume.
Il y a une dynamique qui se créer en faisant une tâche répétitive et quand vous êtes interrompu par un appel téléphonique lors de l’écriture d’un rapport ou d’autres tâches plus intenses – il y a une commutation psychologique qui peut demander jusqu’à 45 minutes pour se réinitialiser.
La solution est de « grouper » les tâches similaires (appels, rédaction de rapports, réunions avec les clients) pour obtenir cet élan.
