Les emails sont devenus une seconde nature pour les particuliers et les entreprises. Pour éviter le chaos et vous éviter de collectionner les emails non-lus dans votre boîte de réception, vous pouvez utiliser la méthode PAST pour reprendre le contrôle de vos emails.
La méthode PAST pour gérer ses emails
PAST se veut être l’acronyme de Planifier/Actionner/Supprimer/Transférer
Planifier
Lorsque le besoin se fait sentir, lister les taches qui découlent de chaque email reçu dans l’application avec laquelle vous gérez vos tâches et planifiez un créneau pour les faire. En ce qui me concerne, je transfère le mail vers mon compte Evernote en ajoutant un point d’exclamation à la suite du sujet. Si le sujet n’est pas suffisamment explicite j’en profite pour le rendre plus parlant. Si vous désirez ajouter une date au rappel Evernote, vous pouvez faire suivre le point d’exclamation avec la date de votre choix.
Actionner
Empruntons ici un principe de la GTD. Si une tache peut être exécutée en moins de 2 minutes, faites là immédiatement même si elle ne constitue pas une tâche urgente ou prioritaire. Nul besoin qu’elle fasse exactement 2 minutes, cela peut-être 3 ou 5. L’idée ici est de « se débarrasser » des taches rapides.
Supprimer
Les e-mails sans importance sont supprimés de votre boîte de réception. Les spams sont bien sûr envoyés à la poubelle mais vous pouvez décidez d’archiver tous vos autres courriels si vous ne souhaitez pas les supprimer.
Transférer
Si l’e-mail ne vous concerne pas directement ou si vous avez la possibilité de déléguer, transférer l’email. Ensuite, vous pouvez décider de le supprimer ou l’archiver. En ce qui me concerne, il est envoyé dans la corbeille. Le mail transféré est « archivé » dans les éléments envoyés.
Avec un peu de pratique, cela deviendra presque un automatisme. Vous identifierez rapidement les emails importants. Pour eux, il n’y aura que deux choix : l’action ou la planification. L’action consiste à ne pas garder la balle dans votre camps. Vous lisez, actionnez et répondez à l’email.
Si vous devez traiter de nombreux emails chaque jour, la méthode LAST deviendra rapidement un allié qui vous fera gagner un temps précieux et vous vous rendrez peut-être compte que bon nombre d’emails auraient pu être évités.
