Vous avez probablement déjà ressenti une certaine frustration en fin de journée lorsque vous vous apercevez que vous n’avez presque rien terminé de cette liste des tâches que vous aviez créée le matin même.
Le temps a été employé activement – pourtant la satisfaction associée au travail accompli n’est pas au rendez-vous. Pourquoi ?
Voici quelques erreurs fréquentes :
- confondre les choses à ne pas oublier avec les choses à réaliser
- ne pas hiérarchiser les tâches à réaliser
- oublier qu’une tâche dissimule souvent de nombreuses “petites” tâches intermédiaires
- ne pas estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche
Lorsqu’on en prend conscience, la le plus gros du travail est fait.
Créez une liste “pense bête”
Vous avez de nombreux outils disponibles dont le seul but est de vous aider à créer cette liste. En ce qui me concerne, j’utilise Todoist : ergonomique et gratuit, il vous permettra de gérer facilement les tâches en les hiérarchisant et en les catégorisant
Si un bloc papier peut largement faire l’affaire, ma préférence va aux outils informatiques qui permettent de conserver des notes lisibles et remodelables sur plusieurs jours.
Identifiez les priorités et gardez que le nécessaire
Pour vous aider, vous pouvez employer la matrice d’Eisenhower qui vise à hiérarchiser les tâches comme suit:
- Commencer par les tâches importantes et urgentes qui ne peuvent être déléguées.
- Continuez par les tâches importantes mais non urgentes.
- Les tâches urgentes mais peu importantes devraient être déléguées.
- Enfin, les tâches ni importantes ni urgentes doivent être déléguées ou à éliminées.
Vous pouvez également adapter quelque peu la méthode d’Eisenhower en isolant les tâches avec une vraie contrainte de date de celles sans réelle échéance.
Pour les tâches sans réelle échéance, je me pose ensuite les questions suivantes:
- quelles sont les répercussions de la non-réalisation de cette tâche ?
- à partir de quand sa non-réalisation posera problème ?
- quelle sera la nature et l’importance de ces problèmes?
Les réponses permettent d’identifier l’importance des tâches et d’évaluer leur échéance et retenez uniquement les tâches dont les dates sont très proches.
Découpez votre liste en tâches fines
Ce découpage est nécessaire pour affiner le temps nécessaire à la réalisation de la tâche plus globale.
“Envoyer une proposition commerciale au client X” suppose notamment de:
- lire le cahier des charges
- analyser les besoins
- évaluer la faisabilité
- consulter un collègue expert ?
- organiser une réunion de travail avec un service compétent ?
- réfléchir à la structure du document et l’organisation de nos réponses
- l’écrire
- la relire
- et éventuellement la faire valider par un supérieur
Comme vous pouvez le voir, cette tâche apparemment anodine regroupe une quantité de travail non négligeable. Une fois ce découpage réalisé, identifiez ce que vous pouvez déléguer en vous posant la question suivante : Suis-je le seul à avoir les compétences pour réaliser cette tâche ?.
Retenez les tâches que vous êtes le seul à pouvoir faire.
Analysez la charge de travail
Pour chaque tâche “unitaire”, essayez d’estimer le temps nécessaire à sa réalisation (en heures). Affinez autant que possible cette estimation. Nous avons souvent plus tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour effectuer une tâche qu’a le sur-estimer. Quand cela est possible, appuyez-vous sur des données passées.
Si une tâche prend plus de 4 heures, demandez vous si vous pouvez identifier une fois de plus des sous tâches.
Définir des objectifs réalistes
Maintenant que vous avez une estimation du temps nécessaire, il vous reste à identifier les tâches que vous allez réaliser aujourd’hui.
Une journée de travail comporte entre 8 à 10 heures. Planifiez toujours un peu de temps pour faire face aux imprévus, aux interruptions… Basez-vous donc sur 5 à 8 heures de travail disponibles.
Il serait irréaliste et surtout contre-productif de se fixer une liste dont la somme du temps nécessaire dépasserait cette durée.
