Dans cet article, nous allons continuer à explorer l’importance de la construction de systèmes pour votre entreprise et votre agence.
Nous avons déjà discuté des différents types de systèmes et de l’importance d’avoir un workflow clair.
Maintenant, nous allons nous pencher sur la mise en place de SOPs (Standard Operating Procedures) et sur l’audit des systèmes.
Les SOPs : le guide de référence pour vos équipes
Les SOPs, ou Standard Operating Procedures, sont des documents qui décrivent étape par étape comment exécuter un processus ou une tâche spécifique. Ils sont essentiels pour garantir que chaque membre de votre équipe sait exactement ce qu’il doit faire et comment le faire. Voici quelques points clés à retenir concernant les SOPs :
- Les SOPs sont principalement utilisés pour les systèmes « durs », c’est-à-dire les systèmes de logiciel et d’automatisation.
- Ils doivent être clairs, concis et faciles à comprendre.
- Les SOPs doivent être constamment mis à jour pour refléter les changements dans vos processus et vos systèmes.
Une fois que vous avez établi votre workflow et créé vos SOPs, vous pouvez les intégrer dans le management de projet ou dans une liste de contrôle quotidienne que votre équipe devra suivre. Cela permettra de garantir que chaque étape du processus est exécutée correctement et efficacement.
L’importance de l’audit des systèmes
L’audit des systèmes est une étape cruciale pour assurer leur bon fonctionnement et leur amélioration continue. Voici quelques points clés à retenir concernant l’audit des systèmes :
- L’audit consiste à vérifier régulièrement si les systèmes sont correctement exécutés et si les résultats attendus sont atteints.
- Il est important d’avoir un standard clair d’exécution et de communication pour garantir la qualité et la cohérence des résultats.
- Si un système ou un processus n’a pas été correctement exécuté, il est essentiel de communiquer cela à l’équipe responsable et de fournir des conseils sur la façon de l’améliorer.
L’audit des systèmes peut être effectué quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, en fonction de la nature de vos opérations. Cette étape permet de s’assurer que les systèmes restent à jour et continuent de produire les résultats attendus.
La résistance et la rétention des systèmes
La construction de systèmes efficaces n’est que la première étape. La véritable clé du succès réside dans la résistance et la rétention de ces systèmes. Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Assurez-vous d’avoir des propriétaires clairement désignés pour chaque département de votre entreprise. Ces propriétaires seront responsables de la maintenance et de l’amélioration continue des systèmes.
- Mettez en place des déclencheurs automatiques pour les audits réguliers des systèmes. Cela garantira que les systèmes restent à jour et continuent de produire les résultats souhaités.
- Impliquez votre équipe dans le processus d’amélioration continue en encourageant les commentaires et les suggestions d’amélioration.
En suivant ces conseils, vous pourrez créer une organisation systématisée et efficace, qui vous permettra de gagner du temps, d’améliorer vos opérations et de vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Conclusion
La construction de systèmes efficaces est essentielle pour la croissance et le succès de votre entreprise et de votre agence. En mettant en place des workflows clairs, des SOPs et des audits réguliers, vous pourrez garantir que vos opérations sont optimisées et que vous obtenez les résultats souhaités.
Dans un prochain article, nous aborderons les meilleures pratiques pour la mise en œuvre et le suivi des systèmes.
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