En tant que consultant spécialisé dans la productivité avec Evernote, une grande partie de mon travail consiste à aider les entreprises à organiser leurs systèmes pour atteindre leurs objectifs. La façon d’organiser Evernote est l’un défi que je relève. C’est aussi l’une des questions que je reçois le plus souvent. De toute évidence, les utilisateurs d’Evernote sont à la recherche d’une réponse définitive sur la bonne façon d’organiser leurs notes sous Evernote.
La réponse est simple. Il n’y a pas de « bonne » façon d’organiser ses notes. De par sa conception, Evernote est flexible et non structuré. Le principal avantage à cela est qu’Evernote peut répondre à presque tous les modes d’utilisation et être personnalisé pour répondre à vos besoins précis. C’est un point important dans la puissance et l’attrait d’Evernote.
Le revers de la médaille est que cette flexibilité pousse de nombreux utilisateurs à se demander comment ils sont censés organiser leurs notes pour tirer le meilleur parti Evernote. Il est très simple d’alimenter l’outil. Que ce soit avec les apps ou par l’utilisation de services tiers comme IFTTT, vous arriverez en un rien de temps à collecter une multitude de données numériques. (Avec Scansnap, la numérisation de documents papiers se fera très simplement également)
Rapidement, Evernote deviendra un référentiel étonnant pour garder [et partager] toutes vos données. Mais, une utilisation efficace d’Evernote va au-delà de la simple création note. Les utilisateurs ont besoin d’avoir l’assurance qu’ils peuvent trouver rapidement et facilement les informations qu’ils recherchent. A un certain degré d’utilisation, tous les utilisateurs atteignent un seuil où cela devient impossible à faire sans une compréhension plus détaillée de la façon dont Evernote trouve ce que vous cherchez. D’ici vient la nécessité d’organiser ses notes dans Evernote.
Au moment où j’écris cet article, je compte près de 10 000 notes dans mon compte Evernote. Cette quantité de notes ne serait pas utile si je n’ai pas mis en place quelques stratégies pour les organiser. La façon dont j’organise mon compte sera très probablement différente de la façon dont vous organisez le vôtre. Mais la compréhension de certains points est essentiel à trouver l’organisation qui correspondra à votre activité et vos objectifs.
Les points suivants représentent, pour moi, les outils et les stratégies disponibles pour organiser vos notes. Une fois les données dans Evernote, ces domaines vous aideront à trouver une certaine fluidité dans votre utilisation d’Evernote. Plus vous maitriserez les nuances qu’offre Evernote dans ces domaine, plus vous trouverez Evernote efficace. Chaque domaine peut être utilisés à la fois indépendamment des autres ou en complément l’un de l’autre.
Parfois, organiser efficacement ses notes peut tout simplement être au courant d’une fonctionnalité d’Evernote, comme la création d’une pile, par exemple.
Les autres possibilités d’organisation sont plus arbitraires, subjectives et seront mieux déployées une fois que vous aurez vraiment pris l’outil en main. Quel que soit le (ou les) domaine(s) que vous allez utiliser, tous sont utiles pour définir la structure de vos données dans votre compte.
La recherche sous Evernote
Evernote est à la pointe de la technologie en matière de recherche et offre des moyens puissants pour trouver ce que vous cherchez dans votre compte. Les fonctions de recherche sont si puissantes qu’il est techniquement possible de trouver n’importe quelle note sans aucune organisation particulière. (J’insiste sur le techniquement). Les tags, la recherche géographique, le contexte, l’indexation OCR, la recherche avancée, etc… Tous ces outils peuvent vous aider à retrouver rapidement tout ce que vous cherchez. Qu’importe le nombre de notes que vous avez dans votre compte.
Vous pouvez développer vos compétences de recherche sous Evernote avec ces opérteurs
La structure sous Evernote
Les carnets et les piles sont comme des tiroirs qui vous permettent d’organiser vos données dans Evernote. Vous pouvez regrouper vos notes et projets d’une façon qui vous convient. Pensez aux carnets comme à des tiroirs et les piles comme des commodes.
N’ayez pas peur de créer des carnets et des piles et de les organiser comme vous le souhaitez. Une fois les données dans Evernote, il sera très facile de les déplacer. La plupart des utilisateurs passent par plusieurs itérations en ce qui concerne la définition de leur carnets et piles. C’est tout à fait normal. C’est même une très bonne chose de faire évoluer votre utilisation d’Evernote. La façon de vous gérer vos affaires évolue, de la même façon, les carnets et les piles peuvent (doivent ?) évoluer.
La navigation sous Evernote
Il y a nombreuses fonctionnalités de navigation qui offrent une structure simple de l’information dans votre compte. Ces fonctionnalités vont de la simple création de lien entre les notes au raccourcis en passant par le filtrage et le tri des carnets. Sans oublier les raccourcis clavier qui vous permettront de naviguer rapidement vers ce que vous recherchez quand vous commencez à accumuler des centaines de notes dans votre compte.
Les conventions de nommage
Nommer stratégiquement les notes, les carnets, les piles et les étiquettes va vous aider à retrouver rapidement l’information dont vous avez besoin. Les conventions de nommage sont un élément d’organisation très puissant.
Si, là encore, il n’y a pas de bonne façon de nommer vos notes, il convient tout de même de respecter quelques principes de base.
Tout d’abord, il est crucial de choisir une stratégie de marquage et de s’y tenir (par exemple recette ou recettes). Gardez les choses simples. Si Evernote peut absorber toute la complexité que vous souhaitez, nous n’en somme pas capable à long terme. Ainsi, décidez dès le départ si vous souhaitez utiliser le singulier ou le pluriel et faites le nécessaire pour vous y tenir. Viendra un moment où vous serez heureux d’avoir fait ce choix.
En ce qui me concerne, les tags se réfèrent à des concepts abstraits. Par exemple, lorsque je tombe sur des faits intéressants, je les tague de manière à pouvoir les utiliser ultérieurement dans des articles ou des présentations. Ce concept peut facilement être élargie à d’autres domaines. A vous de voir ce qui vous convient le mieux.
Pour ceux d’entre vous qui cherchent à organiser leurs comptes Evernote d’une manière qui soutient vos efforts visant à améliorer votre productivité, concentrez vous sur le développement de vos connaissances d’Evernote dans chacun de ces quatre domaines. Il n’y a pas de pénurie de ressources sur Internet qui vous empêcherait d’améliorer vos compétences dans une de ces catégories.
Autre ressource :
https://evernote.com/intl/fr/contact/support/kb/#!/article/96827313
