Après avoir collecté tout ce qui a pu vous passer sous le nez, la deuxième étape de la GTD consiste à les traiter (les « processer » si vous me permettez cet anglicisme) pour définir exactement ce à quoi chaque chose correspond et ainsi définir l’étape suivante pour atteindre le résultat escompté (si résultat il y a).
Pour chaque élément, posez-vous la question « Qu’est-ce que c’est ?« . Soyez précis. « Préparer la réunion de jeudi » est quelque chose d’assez abstrait pour vous encourager à ne rien faire. « Rédiger un rapport d’état du projet pour la réunion de jeudi » précise la tâche à effectuer.
L’autre question qu’il convient de se poser est « Quelle action en découle ? » S’il y en a une, définissez clairement cette action. Maintenant vous avez trois possibilités :
- Vous n’êtes pas la bonne personne pour faire cette action ➟ Déléguez-la et mettez-vous une note dans vos suivis
- L’action ne vous prendra que quelques minutes ➟ Faites-la immédiatement. Sinon, ajoutez-la à votre liste « Prochaines actions ».
- Si aucune action est nécessaire, vous avez à nouveau trois possibilités :
- Si rien ne doit faire maintenant, vous pourriez avoir à faire quelque chose à l’avenir ➟ Ajoutez une note dans votre carnet « Un jour » pour garder la note quelque part sous vos yeux.
- Si c’est de l’information qui peut être utile ➟ Gardez-la dans votre matériel de référence.
- Sinon, supprimez-la.
Veillez à traiter les éléments collectés les uns après les autres, dans le même ordre que la collecte, pour éviter les distractions et assurez-vous de vider votre boîte de réception régulièrement. Ne laissez rien s’accumuler pendant des semaines.
