Il n’y a pas de meilleur moyen de saper le moral et la productivité qu’une réunion qui ne parvient pas à produire des résultats.
Les réunions sont une merveilleuse façon de passer du temps à aider les autres à traiter leurs priorités plutôt que les votre. Autant que possible, évitez les réunions qui ne concernent pas directement vos projets ou domaines de responsabilité.
Nous savons tous que, parfois, cela demande un peu de créativité. Parfois cela générera une certaine déception, mais passer toute la matinée dans une réunion pour simplement être un « cerveau supplémentaire » est juste un luxe dans le projet de quelqu’un d’autre. C’est un gaspillage ridicule et grossier de votre attention proactive. Nous y reviendrons plus en détail plus tard, mais si possible, essayez de dire « Non » si vos priorités sont ailleurs.
Par ailleurs, certaines réunions peuvent stimuler la créativité, être un véritable carburant pour des idées révolutionnaires.
Voici 9 conseils pour des réunions plus productives
1. Soyez sûr qu’il y a une bonne raison d’organiser une réunion.
Il est contre-productif d’organiser une réunion juste parce que vous pensez que ça fait trop longtemps que vos employés ne s’étaient pas tous réunis. Déterminez ce que vous souhaitez atteindre. Si vos objectifs peuvent être abordés avec quelques conversations ou des courriels, évitez les réunions tant qu’il n’y a pas de réel besoin.
2. Faire un ordre du jour et s’y tenir
Lister les points que vous souhaitez aborder vous aide à évaluer à l’avance ce que vous espérez sortir de la réunion. Une fois que vous avez décidé quels étaient vos objectifs, envoyez l’ordre du jour à tous les participants. Soyez sûr de donner à chacun le temps de préparer la réunion.
3. Invitez seulement les personnes qui ont une (bonne) raison d’y assister
J’ai souvent vu des personnes être invitées à une réunion même si elles n’avaient pas – ou peu – d’intérêt dans le résultat ou dans le processus. Que ce soit par courtoisie ou par habitude.
Limitez la participation aux employés dont la participation peut générer des résultats.
4. Définissez un début et une fin
Cela peut être le facteur prédictif le plus critique à la réussite de votre réunion. En général, les réunions les plus productives durent 30 à 45 minutes. (L’attention des gens commence à décliner après.), Les réunions courtes et structurées font souvent avancer les choses.
5. N’acceptez pas les retardataires
Rien ne perturbe plus le déroulement d’une réunion qu’une personne qui arrive en retard, prend quelques minutes pour s’ installer, puis demande un « update ». Faites savoir à l’avance que les retardataires ne sont pas les bienvenus. Nous avons tous des urgences, il n’y a rien de mal à cela mais il est important de ne pas pénaliser les réunions.
6. Mails et sms interdits
Quand les employés apportent leurs ordinateurs portables, les smartphones et autres appareils, ils obligent celui qui tient la discussion à concourir pour avoir leur attention. Émettez l’interdiction d’accédez à Internet durant le temps de réunion. Toutes les applications de prises de note sérieuses ont un mode hors ligne. Si celle que vous utilisez ne le permet pas, je vous recommande l’utilisation d’Evernote.
7. Encouragez les participants à contribuer.
Une ou deux personnalités dominantes peuvent prendre le contrôle d’une réunion. Quelle que soit la valeur qu’ils apportent à la conversation, veillez à ce que chacun puisse partager ses commentaires et réactions. Surveillez les discussions, de sorte que même les plus timides puissent prendre la parole. Si vous les avez invité, c’est que vous savez qu’ils ont de bonnes choses à dire.
8. Demandez à quelqu’un de suivre la montre
Demandez à un quelqu’un de regarder l’horloge et de vous signaler quand un point de la discussion traine en longueur. Si vous dites avoir cinq minutes pour couvrir tel ou tel sujet, veillez à ce que ce soit le cas afin de pouvoir aborder tous les points prévus.
9. Faites un suivi après la réunion.
Compilez les notes de la réunion en action et distribuez-les à tous ceux qui y ont participé. Cela aide les gens à comprendre que la fin de la réunion marque le début de l’action.
Les réunions ne sont pas le lieu pour parler de manière triviale, la machine à café est faite pour ça. La préparation à l’avance et une main ferme sur le timing sont susceptibles d’encourager un nouveau élan d’enthousiasme chez les employés et générera des résultats.
