Les moyens de communication sont toujours plus rapides et plus efficaces. De telle sorte que s’installer pour une réunion est parfois une torture redoutée de tous. Pourtant, organiser une réunion efficace n’est pas aussi compliqué qu’il n’y parait. Voici un rappel de quelques points qui vous permettront de ne pas perdre votre temps :
Interdire les smartphones pendant la réunion
Sauf si nécessaire pour la réunion en elle-même, les smartphones sont a proscrire. L’attention de tous est requise afin que la réunion dure le moins longtemps possible.
Savoir (et faites savoir) pourquoi la réunion a lieu
Votre invitation doit clairement établir l’ordre du jour de la réunion.
Savoir ce que sont les actions attendues après la réunion
Demandez-vous ce que vous attendez que les gens fassent après le meeting. Cette question doit être répondue avant le début de la réunion.
Ne faites pas une réunion pour discuter
Si vous voulez discuter avec quelqu’un, allez simplement dans son bureau.
Désignez quelqu’un pour écrire le compte-rendu
Gardez la trace de ce qui est dit / décidé.
Etablissez les règles
Organisez le meeting, ayez un plan clair en tête tout en laissant les gens parler.
Démarrez à temps, finissez en avance
Envoyez des invitations pour plus de temps que nécessaire.
Gardez le focus
Evitez les discussions tangentes, ne laissez pas le sujet de la réunion vous échapper.
Assignez des points d’actions à la fin
Répétez les actions nécessaires, et assignez les si besoin.
Vérifiez les accords en fin de réunion
Répétez ce sur quoi êtes tombés d’accord pendant la réunion.
Faites du suivi
Passez un peu de temps avec les personnes clés de la réunion, après en avoir envoyés les notes de celle-ci.
